Mitarbeiter:innen, die private Dropbox-Accounts nutzen, WhatsApp für geschäftliche Kommunikation einsetzen oder eigene Cloud-Dienste verwenden, weil die offiziellen IT-Lösungen zu umständlich sind. Erinnern Sie sich noch an die Diskussion um Schatten-IT? Was damals für Diskussionsstoff sorgte, wiederholt sich heute ziemlich ähnlich und heißt als Phänomen auch so ähnlich: Es geht um die so genannte Schatten-KI.

Was nun aber ist eine Schatten-KI?

Unter Schatten-KI versteht man die Nutzung von KI-Tools und -Diensten durch Mitarbeiter:innen, ohne dass die IT-Abteilung oder Geschäftsführung davon weiß oder diese genehmigt hat. Beispielsweise ChatGPT für die Formulierung von E-Mails, Midjourney für die Erstellung von Präsentationsgrafiken, DeepL für Übersetzungen in unterschiedliche Sprachen. Die Liste ist lang und wächst täglich. Studien zeigen, dass in den Unternehmen bereits über 70% der Mitarbeiter KI-Tools nutzen, oft genug ohne das Wissen ihrer Vorgesetzten.

Warum verwenden Mitarbeiter:innen diese Tools?

„Der Grund für das Vorgehen der Beschäftigten liegt laut der Umfrage zu einem großen Teil in der hohen Arbeitsbelastung“ (Scheuer, 2024).

Die Antwort ist, wie das Zitat zeigt, ziemlich einfach: Sieht man vom Problem des „KI-Slop“ einmal ab, wie wir hier geschrieben haben, dann helfen KI Tools den Kolleg:innen, ihre Arbeit besser und schneller zu erledigen. Wenn die offizielle Texterstellung umständlich ist, ChatGPT aber in Sekunden einen ersten Entwurf liefert – warum sollte man es nicht nutzen? Was tun, wenn die firmeneigene Übersetzungslösung fehlt oder unzureichend ist, DeepL aber präzise Ergebnisse liefert? Die Entscheidung liegt auf der Hand.

Die eigentliche Erkenntnis dahinter ist aber die: Schatten-KI wird selten böswillig verwendet. Auch sie ist ein Symptom, das auf tiefer liegende Probleme und Strukturen hinweist, wovon die Arbeitsbelastung nur ein Teil ist. Und selbst diese entsteht oft dadurch, dass die offiziellen Prozesse, Tools und Strukturen nicht mehr zu den realen Arbeitsanforderungen passen. Oder natürlich, wenn es einfach zu viel Arbeit gibt.

Die Chance erkennen

Statt Schatten-KI als reines Sicherheitsrisiko zu betrachten (was es durchaus sein kann, wenn sensible Daten unkontrolliert an externe Dienste fließen), sollten sie in oder mit ihrem Unternehmen zunächst einen anderen Blickwinkel einnehmen. Die Frage lautet dann: Was können Sie daraus lernen? Genauer helfen folgende Fragen:

• Welche Bedürfnisse und Notwendigkeiten haben die Mitarbeiter:innen, die sie bisher nicht erkannt oder zumindest nicht adressiert haben?
• Wo sind ihre Prozesse zu langsam, zu kompliziert oder zu starr und wo verhindern sie eine produktive Zusammenarbeit?
• Welche Tools könnten ihre Produktivität steigern, wenn sie kontrolliert einführen bzw. allgemein zur Verfügung gestellt würden?

Mitarbeiter:innen, die eigeninitiativ KI-Tools nutzen, sind oft diejenigen, die sie genau dazu fragen könnten. Eine Möglichkeit, dies strukturiert zu tun, bieten wir als ESBYTE im Rahmen unseres KI- Checks oder auch mit dem Veränderungs-Check an.

Der konstruktive Weg nach vorn

Eine produktive Lösung liegt nicht im Verbot, sondern im Erkunden und Gestalten der Strukturen, die das Phänomen allererst hervorbringen. Als Unternehmen sollten Sie:

1. Den Dialog suchen und Erkunden: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern:innen über ihre Tool-Nutzung. Schaffen Sie eine offene Atmosphäre, in der sie keine Sanktionen befürchten müssen. Gerne können Sie sie auch für den Check der ESBYTE gewinnen, damit wir gemeinsam herausfinden, woran es hakt und was die Lösung sein könnte.
2. Bedürfnisse und Bedarfe analysieren: Wichtig wird nach der Bestandsaufnahme zu verstehen, welche Aufgaben durch die KI leichter erledigt werden können und wie eine geeignete Prozessgestaltung bei der Einführung sichere Lösungen bietet.
3. Richtlinien und Kollaborationsvereinbarungen entwickeln: Damit die gefunden Lösungen für alle einen Gewinn darstellen gilt es, sie zu diskutieren und sich gemeinsam darauf zu verständigen. Erstellen Sie deshalb klare und verständliche Guidelines für den KI-Einsatz – aber nicht als Verbot, sondern als Leitplanke und vor allem nicht alleine, sondern als kollaborative Vereinbarung all derjenigen, die damit umgehen sollen.
4. Offizielle und sichere Alternativen einführen: Wenn Mitarbeiter:innen KI-Tools brauchen, stellen Sie ihnen datenschutzkonforme, geprüfte Lösungen zur Verfügung. Nicht immer jedoch ist die KI die beste Lösung. Mitunter genügen auch schon prozessuale Anpassungen, um effizient und besser zusammenzuarbeiten. Unsere beiden genannten Checks dienen auch hier dazu, herauszufinden, was die beste Lösung für Ihr Unternehmen ist.

Fazit

Die Schatten-KI ist mehr als ein IT-Sicherheitsthema, das derzeit viel diskutiert wird. Sie ist ein Fenster bezüglich ihrer Organisationskultur und -struktur. Wenn sie als Unternehmen in der Nutzung inoffizieller KI-Tools nur ein Problem sehen, verpassen sie eine wichtige Chance: Die Chance, von ihren Mitarbeiter:innen zu lernen, was sie wirklich für die Zusammenarbeit brauchen und ihre Arbeitsumgebung damit zukunftsfähig zu gestalten.

Dabei ist die Frage nicht alleine die, wie die KI in Ihrem Unternehmen genutzt werden soll – sondern auch die, ob sie überhaupt benötigt wird. In beiden Fällen können Sie uns fragen und entweder eine KI kontrolliert einführen und konstruktiv nutzen, wenn sie die Mitarbeiter:innen dabei beteiligen, oder die Prozesse so anpassen, dass sie sie schlicht nicht brauchen.

Lesen Sie hier mehr zu unserem KI-Check und wie wir Sie begleiten können.

Quellen & weiterführende Informationen:

• Scheuer, Stephan, 2024: Sieben von zehn Arbeitnehmern nutzen KI-Werkzeuge ohne Freigabe ihrer Firma
• Microsoft, 2025: Schatten-KI macht Deutschland verwundbar: Microsoft-Studie zeigt Schutzlücke in Behörden
• All about Security, 2025: Shadow AI ist allgegenwärtig: 80 Prozent der Unternehmen betroffen.

Bildnachweis: moritz320 auf Pixabay