Unser öffentliches Projekttagebuch – Teil 1
Alles begann an einem ganz normalen Abend, am monatlichen Stammtisch. Denn hier bekamen wir Schwung. Die Ideen hatten wir ja schon, sie waren konkret ausgearbeitet, fertig zum Vorstellen. Was noch fehlte, das war der zündende Gedanke: Was, wenn wir die Überlegungen nicht nur unseren Kunden empfehlen, sondern an uns selbst ausprobieren? Dieser Vorschlag kam nämlich am Stammtisch. Seitdem sind wir unser eigenes Projekt, quasi die Good Practice, die wir anbieten wollen.
Doch der Reihe nach.
Wir von der ESBYTE sind schon seit Anfang letzten Jahres dabei, unsere IT Dienstleistungen und Services um eine Beratungsleistung zu ergänzen. Diese Beratung nimmt natürlich unser Kerngeschäft als Systemhaus auf, führt es aber insofern produktiv weiter, als es darum geht, dass die IT zu den Geschäftsprozessen unserer Kunden passen soll.
Schau ma amoi, dann seng mas scho!
Auf der Suche danach, wie wir das am besten bewerkstelligen können und vor allem, wie wir es unseren Kunden anbieten wollen, haben wir zwei verschiedene Möglichkeiten einer Bestandsaufnahme entwickelt. Die von uns einmal „KI-Check“ und zum anderen „Organisationscheck“ genannten Angebote beginnen mit einem qualitativen Interview von etwa 1 Stunde Dauer. Im Interview ermitteln wir die aktuelle Situation und mögliche Bedarfe bezüglich der künftigen Herausforderungen. Daraus entwickeln wir, übrigens mit Hilfe der generativen KI, Vorschläge, wie die Kunden ihre Prozesse effizienter gestalten können und/oder welche IT-Infrastruktur dabei hilfreich ist.
Dabei legen wir ein besonderes Augenmerk darauf, dass es nicht alleine um eine modernere Technik geht, sondern zunächst einmal um die resiliente und zukunftsfähige Gestaltung der Prozesse. Das schließt natürlich nicht von vornherein aus, dass beispielsweise eine KI zur Automatisierung eingesetzt werden kann. Das schlagen wir aber erst dann vor, wenn es auch entsprechende Anwendungsfälle dafür beim Kunden gibt. Von unseren Empfehlungen aus können diese dann – und das unabhängig von uns – entscheiden, ob und wie sie mit diesen wertvollen Informationen weiter verfahren wollen. Und natürlich, ob sie es mit uns ESBYTIES an der Seite machen möchten. Das waren also die Ideen, die wir am Stammtisch vorgestellt haben.
Habts nacha a Beispiel dafür?
Bereits während der Vorstellung am Stammtisch entspann sich eine lebhafte Diskussion mit vielen Anregungen, wo das gut passen könnte und natürlich auch, was gegebenenfalls zu beachten wäre. Dann kam die entscheidende Frage: Habt ihr denn dafür auch Beispiele? So ganz praktisch? Damit sie sich das Ganze vom Ergebnis her vorstellen können, wären konkrete Aussagen äußerst hilfreich, meinten viele der Gäste. Natürlich haben wir die Frage aufgegriffen und versucht zu verdeutlichen, was an Ergebnissen herauskommen kann und wie dies hilfreich sein könnte. Aber zum Zeitpunkt der Vorstellung hatten wir noch keine praktische Umsetzung, dafür waren die Ideen noch zu neu. So blieb es wohl einigermaßen abstrakt. Bis beim weiteren Plausch der zündende Gedanke ausgesprochen wurde: Warum probiert ihr es denn nicht an euch selbst aus?
Und? Wia schaugts jetzt aus bei eich?
Gesagt – Getan. An dieser Stelle nämlich beginnt es, dass wir unser eigenes Projekt geworden sind. Als erstes haben wir dazu unseren Geschäftsführer als Sponsor gewonnen. Das war jetzt nicht ganz so schwer, denn er war ja einer der Treiber, dass wir diese Beratungsleistung anbieten wollen 😉. Dann ging es „in medias res“: Angefangen vom Organisationscheck mit dem Geschäftsführer über die Erfassung der verschiedenen Rollen und Prozesse hier bei der ESBYTE bis hin zu Überlegungen, wie wir denn ein stimmiges Bild von den gewonnen Informationen hinbekommen. Es stellte sich nämlich sehr schnell heraus, dass es uns ja am Ende gar nicht viel besser geht, als unseren Kunden – zumindest vermuten wir das. Vieles an Aufgaben ist im Laufe der Jahre einfach gewachsen bzw. wurde gemacht, ohne jeweils insgesamt über die Struktur und Passung nachzudenken. Daraus wiederum haben sich viele gesplittete Aufgaben ergeben, die von unterschiedlichen ESBYTIES ausgeführt werden und Schnittstellen aufweisen, die nicht immer harmonieren (um es freundlich auszudrücken). Soweit sind wir also bisher gekommen: aus dem Organisationscheck ging eine gründliche Anamnese hervor, eine Bestandsaufnahme, die auch den Optimierungsbedarf ziemlich deutlich zeigt.
Wia gehts jetzt weida?
Für uns jedenfalls hat die Tatsache, dass wir unser eigenes Projekt sind, eine völlig neue Bedeutung bekommen. Verbunden ist damit die herausfordernde Aufgabe, jetzt und auch ziemlich tatsächlich das Projekt weiter voranzubringen. Die nächsten Aufgaben, die für uns anstehen, sind: die Vorstellung der Rollen und Tätigkeiten im gesamten Team mit der Aufgabe, daraus die künftigen Rollen in ihren gewünschten Zuschnitten zu kondensieren. Diese stellen dann die Grundlage für eine Anpassung und Beschreibung (ja, auch wir haben viel einfach getan und nicht schriftlich fixiert 😰) der Prozesse dar. Von da aus geht es dann weiter, die IT-Infrastruktur „prozesstauglich“ aufzustellen, damit wir das, was wir für unsere Kunden erreichen wollen, erst einmal bei uns selbst realisieren: dass unsere IT-Infrastruktur auf unsere Geschäftsprozesse einzahlt. Wir bleiben am Ball und berichten.
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