Unser öffentliches Projekttagebuch
Was an einem ganz normalen Abend, genauer nach einem monatlichen Stammtisch, begann, hat nun richtig Fahrt aufgenommen. Unser Vorhaben, alle unsere Dienstleistungen und Services als klassisches Systemhaus um eine Beratungsleistung zu ergänzen, vollziehen wir ganz praktisch und in allen Facetten an uns selbst. Das ist der Hintergrund der Überschrift, dass wir jetzt unser eigenes Projekt sind. Über das Projekt und seine Entwicklung zu reden ist die Idee unseres öffentlichen Projekttagebuchs, dessen zweiter Teil dies ist.
Guad glaffa
Zum Stand der Dinge seit dem letzten Eintrag: Wir hatten mit dem Bericht in Teil 1 schon geplant, unser komplettes Team zu interviewen. Daraus wollten wir ableiten, welche Rollen es hier bei der ESBYTE gibt und wer welche Tätigkeiten davon ausübt. Weiter ging es darum zu klären, wer für was verantwortlich ist – und natürlich auch, wer künftig für was verantwortlich sein sollte. Aus den Interviews heraus sollte es auch eine Skizze der bestehenden Prozesse und ihrer Abläufe geben, um uns selbst darin verorten zu können. Dieser Teil unseres Projektes verlief nicht nur unerwartet schnell, sondern auch äußerst kritisch und konstruktiv. Es war den Kolleg:innen ein echtes Anliegen, auf ihre Tätigkeiten und Rollen, insbesondere deren Unklarheiten, genauso hinzuweisen wie auf problematische Abläufe und fehlende Aufgaben. Mit anderen Worten: Das wichtigste Anliegen war, das war in jedem Interview herauszuhören, eine Klarheit in den Rollen und ihren Aufgaben, sowie klare Zuständigkeiten für die Ausübung, zu bekommen. Weitreichender war noch, dass es in allen Fällen äußerst konstruktive Hinweise darauf gab, was aus der jeweiligen Sicht an Optimierungspotenzial besteht und welche Tätigkeiten bzw. wie die Prozesse systematisch weiterentwickelt werden müssen, damit die ESBYTE resilient und zukunftsfähig werden kann.
Pack mas O
Mit diesen beeindruckenden Ergebnissen aus den Interviews im Rücken gingen wir nun in die Teambesprechungen, aus denen nun der nächste Schritt erwachsen sollte: Die systematische Zusammenfassung der mit der Zeit entstandenen unterschiedlichen Tätigkeiten in klar umrissenen Rollen sowie die reale Schätzung der Zeiten, die dafür aufgebracht werden müssen, damit der Prozess „flutscht“. Die Rollendefinitionen gingen ebenfalls sehr schnell über die Bühne, diesbezüglich bleibt nur noch die Frage, wer von uns künftig welche Rollen übernehmen will, muss oder soll. Da wir die Rollenverantwortlichen auch zu Verantwortlichen des jeweiligen Prozesses (oder auch der Prozesse) dahinter gemacht haben, geht dieser Schritt nicht mehr ganz so schnell voran. Denn die Neuschneidung und Straffung der Prozesse kann jetzt nur noch mit denjenigen geschehen, die sie am Ende auch verantworten müssen.
Da hakts a weng
Einen Aspekt haben wir deutlich unterschätzt: mit der Zeit kamen sehr viele unterschiedliche Techniken bzw. Tools zum Einsatz, vielleicht ein typisches Problem eines Systemhauses. Jedes für sich hat seine Stärken und wird für spezielle Anforderungen eingesetzt. Betrachtet man jedoch den Gesamtprozess, also die Abläufe inklusive der Tools sowie der notwendigen Synchronisierung der Daten zwischen den Tools, dann ergaben und ergeben sich zum Teil unglaublich problematische Schnittstellen. Diese müssen erst “bereinigt” werden, damit die Entscheidung gefällt werden kann, mit welchen Tools wir in Zukunft weiter machen. Hier hilft natürlich eine klare Prozessstruktur und die jeweilige Frage, wo welches Instrument am besten unterstützt. Dennoch kann man die „überflüssigen“ nicht einfach abschalten und die bisherigen Aufgaben einfach auf die anderen Werkzeuge verteilen. Der Übergang zwischen den alten und neuen Prozessen sowie die Passung der Tools wird uns noch eine geraume Weile beschäftigen. Allerdings steckt hierin auch ein wirklich großes Optimierungspotenzial.
Weida gehts
Die Entscheidung, wie wir von hier aus weitermachen, war wiederum gar nicht so schwer zu treffen: wir werden jetzt Prozess für Prozess und Verantwortlichkeit für Verantwortlichkeit klären und uns dabei von den Prozessen, die am meisten Rationalisierungspotenzial zeigen, ausgehen. Das haben wir gerade begonnen und hierüber werden wir in unserem nächsten Tagebucheintrag berichten können. Bleibt an dieser Stelle noch zu sagen, dass die offene und transparente Kommunikation nicht nur wichtig war, um im Projekt schnell voranzukommen und Vertrauen aufzubauen, sondern dass wir am Ende in den gemeinsamen Diskussionen hier im Team zugleich alle befähigen, die Prozesse zu verstehen, ihre Perspektive darauf einzubringen und am Ende auch miteinander umsetzen zu können. Das ist ein sehr wertvolles Ergebnis und auch eine der wichtigsten Empfehlungen unsererseits, warum eine solche Organisationsveränderung gemeinschaftlich und, zumindest da, wo es möglich ist, mit allen Betroffenen anzugehen ist.
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