Unser öffentliches Projekttagebuch
Wir bleiben in Fahrt, auch wenn es nun doch etwas länger dauert, bzw. langsamer vorangeht, als wir gedacht haben. Da wir selbst unser eigenes Beratungsprojekt sind, gibt uns das ungeahnte Einblicke in die alltäglichen Probleme, die durch die gewachsenen Strukturen eines Systemhauses einfach entstehen. Damit haben nicht nur wir einen Riesenvorteil, was die Um- und Neugestaltung betrifft, sondern es ist, da wir diese Erfahrung auch in unsere Angebote packen, auch für unserer Kund:innen vorteilhaft.
Dies ist nun der dritte Teil unseres öffentlichen Projekttagebuchs, das sich mit der konkreten Optimierung unserer zentralen Prozesse durch eine adäquate Neugestaltung und Klärung der Rollen, sowie der Umsetzung bei laufendem Betrieb, widmet. Zusätzlich schildern wir eine Gute Praxis als Projektteam, die sich als Konsequenz der Organisation unserer Zusammenarbeit ergeben hat.
Meng ham ma woin …
Welchen Prozess packen wir als erstes an? Was verspricht das größte Optimierungspotenzial? Wie gehen wir dabei mit den bisherigen Gewohnheiten und Strukturen um? Wie können wir den laufenden Betrieb sicherstellen, wo doch alle Kolleg:innen deutlich ausgelastet sind? Diese Fragen hatten uns bewegt, als wir überlegt haben, welchen Prozess wir als erstes konsequent umgestalten möchten. Durch einen Zufall hatte sich dann abgezeichnet, dass eine Kollegin sich beruflich verändern wollte und uns dadurch verlassen würde.
Diesen Umstand haben wir am Ende als Entscheidungskriterium genutzt. Konsequenterweise wollten wir damit zeigen, dass über eine kluge Neuorganisation eine Rationalisierung im Sinne einer Zeiteinsparung tatsächlich möglich ist. Dazu mussten wir uns überlegen, wie wir die Aufgaben zusammenfassen und umverteilen – also nicht nur wegfallen lassen oder an andere delegieren. Hinzu kam, dass wir einen konkreten Zeitrahmen hatten, innerhalb dessen diese Umstellung geschehen musste. So haben wir uns als erstem Prozess dem der Buchhaltung zugewendet. Und diesen angepackt.
… und derfa ham ma uns a traut.
Die notwendigen Diskussionen über die Prozessgestaltung, wie auch die Klärung der Schnittstellen und notwendigen Techniken, organisierten wir transparent und für alle offen. Für die Prozessskizzen verwendeten wir ein Miro-Board, die Diskussionen führten wir über Teams. Dabei kam uns zugute, dass wir als Projektteam immer schon auf die Offenheit der Kommunikation Wert gelegt und auch schon eine entsprechende Infrastruktur in Teams aufgebaut hatten. Das gilt aber nicht nur für die technische Infrastruktur: vor allem hatten wir von Anfang an unsere Meetings mit einer konkreten Agenda versehen und anschließend die Ergebnisse dokumentiert. Beispielsweise steigen wir in jedes Meeting mit der Überprüfung der Erledigung der Aufgaben in die Sitzung ein.
Nun zur Guten Praxis, die von daher kommt: Dokumentation meint, dass wir konsequent unsere Sitzungen transkribieren und von einer KI die entsprechende Zusammenfassung erstellen lassen. Für diesen Zweck verwenden wir tl;dv, weil sie datenschutzkonform und zuverlässig diesen Job erledigt. Damit die Transkripte alles Wichtige beinhalten, müssen die Vereinbarungen bereits während der Sitzung explizit getroffen und die Aufgaben konkret zugewiesen werden. Besonders bei komplexen Themen verlassen wir uns darauf, dass die KI mitprotokolliert. Dadurch haben wir während der Diskussionen die Zeit ganz „für uns“, können also über unsere Herausforderungen wie auch Erfolge zu sprechen. Besonders aber ist, dass wir die „Protokolle“ auch unseren Kolleg:innen zur Verfügung stellen. Dadurch sind unsere Jour fixes als Projektteam nicht nur äußerst effizient, sondern unser Projekt auch transparent.
Unsare Kollaborationsvereinbarungen
In einer Reflexion auf das Projekt haben wir weiter ermittelt, was zu unseren teilweise deutlichen Verzögerungen führt. Das ist der Umstand, dass wir als Systemhaus „natürlich“ gewachsen sind, also ohne dass es jeweils Vereinbarungen, Regeln oder auch nur Anweisungen gab. Das gilt für die Technik, die eingeführt worden ist genauso, wie für die Zusammenarbeit miteinander. Beispielsweise haben die Techniker einen Weg über das Ticketsystem gefunden, zu kommunizieren, wir im Beratungsbereich nutzen dagegen ganz andere Möglichkeiten, wie etwa Teams.
Deshalb steht im Moment eine „Harmonisierung“ der unterschiedlichen kommunikativen Wege an. Das bedeutet, dass für jede und jeden klar ist, in welchem Zusammenhang er oder sie richtig kommuniziert, damit es zu keinen Reibungsverlusten kommt. Am Ende steht jetzt eine verlässliche Vereinbarung, wer wann was wie und gegebenenfalls auch mit wem sprechen soll, also eine, genauer unsere, Kollaborationsvereinbarung mit dem Titel „Information & Kommunikation in TANSS oder M365“. Das ist eine wunderbare Sache, die vor allem neuen Kolleg:innen helfen wird, sich schnell zurechtzufinden.
Darüber hinaus vermeiden sie Doppelarbeit, weil mit der zusätzlichen „Kollaborationsvereinbarung M365“ recht klar geregelt ist, und das wiederum geht auf die Prozessneuorganisation und Rollenkreation zurück, wo die für die Arbeit wichtigen Informationen zu finden sind. Wesentlich haben wir auch geregelt, dass wir alle unsere Dokumente nur ein einziges Mal als Datei hinterlegen. Alle anderen werden zur Zusammenarbeit in das Dokument eingeladen, denn nur so können wir wirklich kollaborativ zusammenarbeiten. Darüber, dass wir das bei laufendem Betrieb und in offenen Diskussionen gemacht haben, haben wir uns so manche Schulung erspart. Wir haben es einfach praktisch gemeinsam umgesetzt und die Unklarheiten beim Doing sofort geregelt.
Und jetzt nachad?
Soweit ein nächster Zwischenstand. Jetzt ist aber erst einmal Urlaubszeit und auch bei uns ist es notwendig, dass wir uns ein wenig zu erholen. Danach gehen wir frisch gestärkt weiter. Es steht nämlich die große Aufgabe bevor, unsere technische Infrastruktur neu aufzugleisen und dafür zu sorgen, dass wir auch hier keine Doppelarbeit, schon gar nicht händischer Natur vollziehen müssen, weil sich die Systeme nicht synchronisieren lassen. Wir bleiben dran.
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