Prozessaufnahme
Wir machen Abläufe, Rollen, Übergaben, Systeme und Medienbrüche sichtbar und den digitalen Reifegrad gleich mit. Das beginnt mit einem Gespräch, nicht mit einem Fragebogen.
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Intelligente Prozessberatung
Erst die Diagnose,
Erst die Diagnose,
dann die passende IT.
Wenn Prozesse klemmen, löst neue Technik allein selten das Problem. Wir analysieren, was sich im Unternehmen verändern muss, und schaffen damit die Basis für sinnvolle Automatisierung und KI.
Der Denkfehler
Warum es schiefgeht, wenn man beim Werkzeug anfängt
„Wir brauchen ein neues CRM.“ „Wir sollten Teams einführen.“ „Können wir das nicht mit KI machen?“ Solche Sätze sind Antworten auf eine Frage, die noch niemand gestellt hat.
Wird ein Werkzeug eingeführt, bevor der Prozess geklärt ist, passiert meistens dasselbe: Der Prozess wird um das Werkzeug herumgebogen. Es entstehen Umwege, Doppeleingaben und Excel-Dateien am Rand, die heimlich die eigentliche Arbeit machen. Das Werkzeug funktioniert, die Arbeit wird trotzdem nicht besser.
Umgekehrt ist die Reihenfolge unspektakulär, aber sie hält: Prozess → Anforderung → passende Technik.
Dass wir das anbieten können, hat einen einfachen Grund: Wir haben eigene Prozessberater im Haus. Bei einem IT-Dienstleister unserer Größe ist das selten. Üblich ist Technik ohne Beratung oder Beratung ohne Betriebsverantwortung.
Die ESBYTE-Praxis
Diagnosen für gesündere Arbeit
Wir haben typische Beschwerdebilder aus unserer Beratungspraxis gesammelt und ihnen Namen gegeben. Nicht, weil es lustig ist, sondern weil eine gute Diagnose der schnellste Weg zu einer Behandlung ist, die wirkt. Hier eine Auswahl. Wenn Sie sich in einer davon wiedererkennen, lohnt sich ein genauerer Blick.
Zu Risiken kranker Prozesse und ineffizienter IT fragen Sie die ESBYTE-Praxis.
Bildnachweis: Die Motive der ESBYTE-Praxis sind mit KI erstellt.
Alle Diagnosen der Reihe: Tippen Sie auf eine Frage, um Ursache und Empfehlung zu sehen.
Diagnose · Chronische Inbox-VerstopfungIhr Postfach quillt über und das Abarbeiten will nicht enden?
Läuft die Kommunikation über die richtigen oder vielleicht auch die falschen Kanäle, im schlimmsten Fall über gar keinen Kanal? Muss die Mail ausbaden, was andere Werkzeuge besser könnten?
Die ESBYTE-Praxis empfiehltDie Art der Kommunikation entscheidet über die Gesundheit Ihres Postfachs. Wir prüfen gemeinsam, welche Werkzeuge Sie bereits haben (können Sie Teams?) und leiten die Kommunikationsflüsse in gesunde, fließende Bahnen.
Diagnose · Hartnäckige Prozess-ArthroseJedes Angebot wird zum Kraftakt und jede Vorlage müssen Sie neu zusammensuchen?
Am Ende geistern fünf Versionen desselben Dokuments durchs Haus. Fehlende Vorlagen, Kopien von Kopien von Kopien und unklare Schnittstellen oder Verantwortlichkeiten rauben Ihnen Zeit, die Sie eigentlich für Ihre Kunden bräuchten.
Die ESBYTE-Praxis empfiehltEine gesunde Prozesskur. Wir zeigen Ihnen, wie Sie KI für Formatierung und Vorlagenübertrag einsetzen, und klären Ihre Schnittstellen. Das Prinzip: ein Dokument, einmal im Haus, kollaborativ und für alle zugänglich.
Diagnose · Akutes Onboarding-FieberNeue Kolleginnen und Kollegen tappen in den ersten Wochen im Dunkeln?
Niemand weiß so recht, wer ihnen eigentlich was zeigen sollte. Nach drei Wochen wissen die Neuen immer noch nicht, wie die Zusammenarbeit läuft. Dieses Fieber ist ein Hinweis auf eine Entzündung bei der Zusammenarbeit: Es fehlt ein gemeinsamer Fahrplan, für das Team wie für die Neuen.
Die ESBYTE-Praxis empfiehltEine Onboarding-Checkliste, die beide Seiten nutzen, ergänzt um ein strukturiertes Selbst-Onboarding. Wir unterstützen bei Kollaborationsvereinbarungen und machen die Grundlagen der Zusammenarbeit transparent, damit sich alle vom ersten Tag an entzündungsfrei zurechtfinden.
Diagnose · Ausgeprägte Tipp-NeuroseEin und dieselbe Information erfassen Sie dreimal, gefühlt zehnmal?
Jede erneute Eingabe eröffnet auch eine neue Fehlerquelle. Ihre Systeme sprechen nicht miteinander und Sie übernehmen die undankbare Rolle der menschlichen Schnittstelle.
Die ESBYTE-Praxis empfiehltEine Analyse Ihrer Tool-Landschaft, die Einführung sauberer Schnittstellen und daran angepasste Prozesse. Dabei hinterfragen wir eingeschliffene Routinen, reflektiert statt reflexartig.
Diagnose · Daten-OrientierungsstörungWichtige Dokumente sind unauffindbar oder verschollen im gemeinsamen Laufwerk X?
Ihre Daten liegen wie Kraut und Rüben durcheinander und bei jedem Nachschlagen bremst Sie die Suche aus. Ohne gemeinsame Struktur wird jede noch so einfache Suche zur Polarexpedition.
Die ESBYTE-Praxis empfiehltKollaborative Dokumentenerstellung und klare Vereinbarungen darüber, welches Werkzeug Sie wofür einsetzen. So finden Sie wieder, was Sie suchen, beim ersten Versuch.
Diagnose · Schleichende Wissens-DemenzAusscheidende Mitarbeitende nehmen ihr Know-how einfach mit?
Anschließend stehen Sie mit leeren Händen da. Es gibt keine Erfahrung mehr mit Problemen, die früher „mit links“ gelöst wurden. Ohne strukturierte Übergabe versickert Ihr Firmengedächtnis Stück für Stück, meist genau dann, wenn Sie die Erfahrungen der Vergangenheit am dringendsten bräuchten.
Die ESBYTE-Praxis empfiehltEine geplante, langfristig angelegte Übergabe mit den passenden Methoden, von Mentoring über Tandembildung bis zum Expert-Debriefing. Ergänzt um eine standardisierte Dokumentation, damit das Wissen Ihrem Unternehmen erhalten bleibt.
Diagnose · Chronische Meeting-MigräneIhr Kalender ist von morgens bis abends zugepflastert mit Meetings?
Für die eigentliche Arbeit bleibt kaum noch Luft, weil außerhalb der Meetings keine Zeit bleibt, etwas zu machen. Viel zu viele Besprechungen fressen Ihre Zeit, obwohl sich ein großer Teil davon anders erledigen ließe.
Die ESBYTE-Praxis empfiehltEine gründliche Untersuchung Ihrer Meetings auf Sinnhaftigkeit und Organisiertheit, mit unserem geschulten Blick von außen. Wir klären außerdem, was sich ebenso gut asynchron im Chat lösen lässt, und zeigen Alternativen zum Dauer-Meeting-Stress.
Diagnose · IT-Kosten-KolikIhr IT-Service kommt Ihnen vor wie ein finanzielles Fass ohne Boden?
Sie brauchen ihn, gut und schön. Aber passt die aktuelle IT-Infrastruktur wirklich? Oder ist sie viel zu viel und deshalb viel zu teuer? Diese Gedanken weisen darauf hin, dass die IT als reiner Kostenblock gesehen wird, und nicht als Unterstützung für die Geschäftsprozesse, was sie eigentlich sein sollte.
Die ESBYTE-Praxis empfiehltWir klären den Zusammenhang von Geschäftsmodell und IT. Ihre IT soll Ihr Geschäftsmodell tragen, nicht sich selbst. Mit gezielter Prozessoptimierung wird aus dem vermeintlichen Kostenblock eine Investition, die sich rechnet.
Jeder dieser Fälle ist ein typischer Gegenstand einer Prozess-Diagnose. Sie müssen sich nicht in allen wiedererkennen, einer genügt.
Was eine Prozess-Diagnose umfasst
Die Reihe wird fortgesetzt. Weitere Diagnosen erscheinen in unserem Blog.
Ablauf
Fünf Schritte, kein Wasserfallprojekt
Sie wissen nach jedem Schritt, was Sie haben, und entscheiden dann, ob es weitergeht.
Befund
Wir werten aus, was das Gespräch ergeben hat: wo Aufwände entstehen, wo Standards fehlen, wo IT und Geschäftsprozess nicht zusammenpassen. Sie bekommen Feststellungen mit Begründung, keine Liste von Eindrücken.
Prioritäten
Nicht alles auf einmal. Die Feststellungen werden nach Wirkung und Aufwand geordnet, damit klar ist, was zuerst dran ist, und was warten kann.
Maßnahmenplan
Ein Zielbild und konkrete Maßnahmen mit Aufwand und Reihenfolge. Automatisierung nur dort, wo sie nachweisbar nützt. Sie entscheiden, was davon umgesetzt wird.
Umsetzung
Die passenden IT- und Automatisierungsprojekte werden realisiert, von uns oder von Ihrem bestehenden Dienstleister. Wir begleiten die Veränderung, wenn Sie das möchten.
Denn eine gute Einführung eines Tools umfasst neben der Technik auch die Mitnahme der Menschen mittels Schulung und Vereinbarung. Damit alle Betroffenen wissen, was das Ziel ist und wie es erreicht werden soll.
Das Einstiegsangebot
Die ESBYTE Prozess-Diagnose
Die Schritte 01 bis 04 als abgegrenzter Auftrag zum Festpreis, für einen Prozess oder einen konkreten Reibungspunkt, nicht für das ganze Unternehmen. Die Umsetzung ist nicht enthalten. Ob und mit wem sie stattfindet, entscheiden Sie danach.
Was enthalten ist
- Vorgespräch: Welcher Prozess wird betrachtet, und wo hört er auf?
- Rund 90 Minuten Prozessaufnahme, mit den Personen, die den Ablauf selbst ausführen
- Analyse von Ist-Ablauf, Rollen, Übergaben, eingesetzten Systemen, Daten und Medienbrüchen
- Die zentralen Reibungspunkte und woher sie kommen
- Ein Soll-Ablauf, der zu Ihrer Arbeitsweise passt
- Die Prüfung, wie gut Ihre vorhandene IT dazu passt
- Ein priorisierter Maßnahmenplan
- Rund 60 Minuten Ergebnisgespräch, dazu das Ergebnisdokument
Festpreis
ESBYTE Prozess-Diagnose
2.000 €
Für einen Prozess. Einmaliger Auftrag, kein Abonnement und kein zugesagter Rhythmus. Die Ergebnisse gehören Ihnen, auch wenn Sie danach nicht mit uns weiterarbeiten.
Netto zzgl. Umsatzsteuer.
Was am Ende herauskommen kann
- Kein neues Werkzeug nötig
- Vorhandene IT anders einsetzen
- Eine Konfiguration ändern
- Den Ablauf organisatorisch verändern
- Automatisieren oder eine Schnittstelle schaffen
- Ein neues System einführen
- KI einsetzen, wenn sie an dieser Stelle trägt
Manchmal ist die beste IT-Empfehlung, keine neue IT zu kaufen.
Wenn Sie mit einer KI-Frage kommen
Ist Ihr Unternehmen bereit für KI?
Die Prozess-Diagnose legt sich auf keine Technologie fest. Diese beiden Pakete tun es. Sie sind für Unternehmen gedacht, die bereits mit einer konkreten KI-Frage kommen.
Viele KI-Projekte scheitern, weil Prozesse und Menschen nicht vorbereitet sind. Wir beraten realistisch und fangen nicht mit der Frage an, welches Modell Sie einsetzen sollen, sondern womit Sie heute Zeit verlieren.
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Interview
Rund 60 Minuten strukturiertes Gespräch: Wir lernen Ihr Unternehmen und Ihre Abläufe kennen. Transkription durch eine DSGVO-konforme KI.
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Auswertung
Analyse der Ist-Situation, daraus konkrete Handlungsempfehlungen und eine priorisierte Maßnahmenliste.
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Ergebnisgespräch
Rund 30 Minuten Besprechung, dazu ein Ergebnisdokument, mit dem Sie auch ohne uns weiterarbeiten können.
Festpreis
KI Starter Paket
500 €
45 Minuten Interview, daraus eine Schnell-Diagnose. Der Einstieg, wenn Sie erst wissen wollen, ob überhaupt etwas dran ist.
Netto zzgl. Umsatzsteuer.
Festpreis
KI Check
1.750 €
Das ausführliche Gespräch mit umfassender Diagnose (der Ablauf links). Hinterher gehören die Ergebnisse Ihnen, unabhängig davon, ob Sie mit uns weiterarbeiten.
Netto zzgl. Umsatzsteuer.
Was der KI-Check ausdrücklich nicht ist
- Keine Tool-Empfehlung, bevor der Prozess klar ist
- Keine Schulung ins Blaue hinein. Erst muss klar sein, was KI erreichen oder verändern soll und welche Veränderung bei den menschlichen Arbeitsprozessen dies hat
- Kein Automatisieren von Abläufen, die man besser abschafft
- Kein Pilotprojekt, dessen Nutzen niemand benennen kann
Warum wir darauf bestehen, steht ausführlich im Beitrag „Ein Team-Syndrom, das niemand sieht“.
Datenschutz und Datensouveränität
Auf Wunsch bleiben Daten in der EU: Microsoft-kompatible Office-Lösungen ohne US-Cloud-Zwang, Mail-Hosting in Deutschland, Cloud-Speicher auf Nextcloud-Basis und KI-Modelle, die EU-Standards erfüllen. Wir beraten dazu, was Sie ohnehin schon einsetzen, und was sich lohnt zu ersetzen.
Im Überblick
Drei Festpreise, drei verschiedene Gegenstände
| Angebot | Gegenstand | Gesprächszeit | Festpreis |
|---|---|---|---|
| KI Starter | Eine KI-Idee: Lohnt sich das Nachdenken überhaupt? | 45 Min. | 500 € |
| KI-Check | Das ganze Unternehmen: Reifegrad und mögliche Anwendungsfälle | 60 + 30 Min. | 1.750 € |
| Prozess-Diagnose | Ein Prozess, ein Reibungspunkt, ohne Festlegung auf eine Technologie | 90 + 60 Min. | 2.000 € |
Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer. Welches der drei passt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch.
Erstgespräch
Vorher reden kostet nichts
Buchen Sie ein unverbindliches und kostenloses Erstgespräch mit unseren IT Docs Dr. Alex oder Frank. Danach entscheiden Sie, ob und welcher Check sinnvoll ist, oder ob es gar keinen braucht.
Der Buchungskalender liegt bei Microsoft Bookings. Mit dem Klick verlassen Sie unsere Website. Was Microsoft dabei verarbeitet, steht in der Datenschutzerklärung, Punkt 6.
Einblick
Wer wir sind, in gut einer Minute
Unser Imagefilm zeigt, wie wir arbeiten, ohne Marketingsprache.
ESBYTE Imagefilm, 1:02 Minuten. Das Video wird erst geladen, wenn Sie es starten. Vorab werden keine Daten übertragen.
Haben Sie prozessuale Beschwerden? Schildern Sie uns Ihre Symptome!
Schreiben Sie uns, was bei Ihnen gerade unnötig viel Zeit frisst. Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung und sagen Ihnen auch, wenn es dafür keine Beratung braucht.
Oder direkt an beratung@esbyte.de · Telefon +49 89 2000 6500